Hanno chiesto un pulsante di pagamento. Noi abbiamo guardato cosa avevano davvero.

Una scuola di musica di Minneapolis è venuta da noi con una richiesta semplice: aggiungere i pagamenti online al sito. È una richiesta ragionevole. La maggior parte delle scuole tiene la contabilità con un misto di fogli di calcolo e memoria, e i pagamenti online sembrano il primo passo ovvio verso qualcosa di meglio.

Abbiamo risposto che prima avremmo dato un’occhiata.

La scuola usava un CRM preconfezionato. Il problema dei CRM preconfezionati è che sono costruiti per un’azienda media, e nessuna azienda reale è media. Questo era stato costruito per qualcosa di più simile a una palestra o a una clinica, dove i clienti arrivano a orari fissi, pagano importi regolari e disdicono poco. Una scuola di musica non è così. La maggior parte delle lezioni è individuale, e il calendario cambia di continuo: spostamenti, lezioni extra, cancellazioni, cambi di disponibilità degli insegnanti. La piattaforma non riusciva a gestire niente di tutto questo in modo agevole, così la direttrice faceva tutto a mano.

Guardando i dati che la scuola teneva nel CRM, abbiamo notato una cosa: la maggior parte non serviva. C’erano campi per informazioni che nessuno leggeva mai, categorie che non corrispondevano al modo in cui la scuola pensava ai suoi studenti, e strutture importate in blocco dal modello fornito dalla piattaforma. La scuola non si stava descrivendo nel proprio sistema. Si stava descrivendo nel sistema di qualcun altro, e male.

Il problema non era il pulsante di pagamento. Erano i dati sotto.

Abbiamo costruito un CRM su Directus, progettato attorno ai processi reali della scuola e non alle ipotesi di una generica piattaforma di prenotazione.

La prima decisione è stata cosa tenere e cosa togliere. Abbiamo esaminato i dati della scuola con la direttrice e mappato le informazioni effettivamente usate: quali campi venivano controllati, quali report venivano generati, quali numeri contavano a fine mese. Quelli li abbiamo tenuti. Tutto il resto è stato eliminato. Il risultato è un sistema che descrive questa scuola, non una scuola teorica che usa la stessa categoria di software.

Il modello di dati si basa su tre elementi: studenti, insegnanti e lezioni. I pagamenti sono legati a lezioni precise e a studenti precisi. Gli stati pagato, in attesa e scaduto vengono calcolati automaticamente alla fine di ogni periodo. Il numero che dice alla direttrice se il mese scorso è andato bene o no è lì quando apre la dashboard, senza che nessuno debba contare.

Il sistema di pianificazione è un calendario settimanale con un filtro per insegnante. La direttrice vede a colpo d’occhio la settimana di tutta la scuola, oppure filtra fino alla giornata di un solo insegnante. Aggiungere una lezione, spostarla o segnare una cancellazione richiede due tocchi. Non serve una telefonata. Non serve che sia la direttrice a farlo.

Tre ruoli, ognuno con la propria vista del sistema. L’amministratore vede tutto: le prossime lezioni, le approvazioni in attesa da genitori e insegnanti, gli avvisi di pagamento, l’attività recente in entrambe le sedi. L’insegnante vede la propria giornata, l’elenco dei propri studenti e le proprie impostazioni di disponibilità. Un insegnante che deve segnarsi non disponibile per un giorno può farlo senza chiamare nessuno. Il genitore vede le lezioni del figlio, lo storico dei pagamenti e un modulo di prenotazione in tre passaggi. Un genitore che vuole aggiungere una lezione la richiede direttamente. La richiesta arriva nella coda di approvazione dell’amministratore. Nessuno deve mandare un messaggio.

Il modulo di prenotazione merita una descrizione, perché è la parte che cambia di più per i genitori. Si sceglie il figlio, la durata, l’orario. La richiesta va all’amministratore. Quando viene approvata, la lezione compare contemporaneamente nel calendario del genitore e nell’orario dell’insegnante. Il genitore non deve chiedersi se il messaggio è arrivato.

I pagamenti sono collegati alle lezioni dal momento in cui una lezione viene creata. Quando la lezione si svolge, lo stato del pagamento si aggiorna. Quando un periodo finisce, viene calcolato il totale di quel periodo. La direttrice non fa più i conti a mano. Il numero c’è.

Il sistema è costruito su Directus, quindi aggiungere un nuovo campo, un nuovo report o una terza sede non richiede di cambiare piattaforma o di chiamare uno sviluppatore. I processi della scuola cambieranno. Il sistema è costruito per cambiare con loro.

3 ruoli: amministratore, insegnante, genitore, ognuno con la propria interfaccia. 2 sedi gestite da un solo amministratore. 0 calcoli manuali dei pagamenti. 1 abbonamento a un software preconfezionato disdetto.

È disponibile un prototipo interattivo: scegliete un ruolo e percorrete le schermate.