Preventivi fatti a mano. Poi non più.

Un produttore di quadri elettrici di bassa tensione è venuto da noi con una sola frase: potevamo aiutare a scaricare il direttore e l’ingegnere? Nessuna specifica, nessun modello di dati. Solo un’intuizione e un problema a cui non riuscivano a dare un nome preciso.

Ci abbiamo dedicato tempo prima di concordare qualsiasi cosa.

Il vero problema non era il carico di lavoro dell’ingegnere. Era che un sistema non c’era affatto: la conoscenza dell’ingegnere, il giudizio del direttore e la logica dei prezzi che faceva funzionare l’azienda erano chiusi nella testa di due persone. Se una delle due non era disponibile, niente si muoveva. Non è un problema di personale. È un problema strutturale, e aggiungere qualsiasi funzione sopra, compresa quella che avevano chiesto, avrebbe prodotto una versione più sofisticata della stessa fragilità.

Non siamo partiti dalla funzione. Siamo partiti dalla struttura.

La pipeline degli ordini

Abbiamo costruito una bacheca degli ordini in stile kanban in cui ogni ordine passa per delle fasi: Nuovo, Vendite, Ingegneria, Approvazione, Preventivo, Acquisito. Ogni ruolo vede e può modificare solo ciò che gli spetta in quella fase. Il manager apre l’ordine e lo fa avanzare. L’ingegnere compone il contenuto del quadro, ma solo mentre l’ordine è in Ingegneria. Il responsabile vendite e il direttore gestiscono prezzi e approvazione. Gli importi sono visibili solo al manager, al responsabile vendite e al direttore. L’ingegnere non vede mai il margine.

Ogni cambio di fase viene registrato. Ogni "rimanda in lavorazione" richiede un commento scritto. Niente sparisce e niente viene dato per scontato.

Il catalogo

Il cliente aveva un listino da 85 MB: 20 fogli, centinaia di immagini, nessuna struttura. Lo abbiamo importato in un catalogo di 1,887 articoli, organizzati in 223 gruppi di equivalenti per funzione, tipo, poli, corrente nominale e potere di interruzione. Ogni categoria ha un indicatore di rischio: dove un’alternativa più economica va bene e dove no. La differenza di prezzo tra equivalenti è visibile direttamente nella scheda del componente. L’ingegnere vede le opzioni e può scegliere con cognizione di causa. Il sistema ricorda quali componenti compaiono più spesso e mette in evidenza questi dati d’uso.

I prezzi

La formula dei prezzi si applica in modo trasparente a ogni ordine: materiali, coefficiente di montaggio, costo, ricarico, IVA. Il coefficiente di montaggio e il ricarico li imposta il manager, per marca del produttore. L’ingegnere non fissa i prezzi. La formula non è più nella testa di nessuno. È nel sistema, si applica automaticamente e dà sempre lo stesso risultato a parità di dati.

L’assistente AI per i disegni

I clienti inviano specifiche in PDF e schemi in DWG. Il sistema converte i file DWG in PDF, legge i disegni, prepara una bozza del contenuto del quadro sulla base del catalogo, abbina i componenti per specifica ed equivalenza e calcola automaticamente il prezzo della bozza. Ogni riga proposta dal sistema riporta una motivazione e un riferimento al foglio del disegno da cui proviene. L’ingegnere controlla ogni riga e la conferma prima che arrivi nel preventivo. Niente va a un cliente senza verifica. Il sistema prepara la bozza; l’ingegnere decide.

I prompt che guidano l’analisi dei disegni sono modificabili dal direttore nel pannello di amministrazione. L’azienda può regolare il funzionamento del sistema senza chiamare uno sviluppatore.

I documenti

Ogni ordine completato produce due documenti su un modello con il marchio aziendale. Il Preventivo mostra quadri, quantità, prezzi e totali con IVA. La Specifica mostra le apparecchiature con le marche ma senza prezzi, formattata per l’ufficio acquisti. Entrambi si esportano in Excel e si stampano in PDF. Ogni generazione di preventivo viene salvata nello storico, così le versioni precedenti non spariscono quando ne viene emessa una nuova.

La dashboard del direttore

Prima di questo sistema il direttore non aveva una visione della pipeline. Ora c’è una schermata dedicata: fatturato per mese, il funnel con gli importi in ogni fase, valore medio delle trattative, tasso di conversione, tempo per arrivare al preventivo e un elenco degli ordini fermi nella stessa fase da più di 14 giorni, ognuno cliccabile. I manager con più volume. Le statistiche d’uso dell’assistente per i disegni. Il direttore vede l’azienda senza dover chiedere a nessuno cosa c’è dentro.

Il CRM che nessuno aveva chiesto

Una volta avviato il sistema di preventivazione, abbiamo visto cos’altro rallentava l’ufficio e abbiamo aggiunto funzioni di CRM alla stessa piattaforma. L’azienda aveva già un CRM. Il team è passato al nuovo sistema di sua iniziativa, perché ci si lavorava meglio.

Lo abbiamo costruito in tre settimane. La prima settimana: lo schema del database, il nucleo dei prezzi, le API degli ordini e lo scheletro del frontend con i ruoli e la bacheca. La seconda settimana: il catalogo completo con equivalenti e indicatori di rischio, il ricarico per marca, i modelli di quadro e i documenti Preventivo e Specifica. La terza settimana: l’assistente per i disegni, un vero login con password e sessioni, permessi dei ruoli modificabili, la dashboard, link firmati ai file e la messa in produzione sul server del cliente.

Gira su Ubuntu con nginx e systemd. I clienti dell’azienda ricevono documenti veri da un sistema in produzione funzionante.

3 settimane dall’idea a un sistema funzionante in produzione. 1,887 articoli di catalogo importati da un listino da 85 MB. 25 migrazioni del database, 11 moduli API, un nucleo dei prezzi testato. 4 ruoli con permessi separati e visibilità degli importi calibrata.

I preventivi manuali non esistono più. Il direttore vede la pipeline. L’ingegnere verifica invece di leggere tutto. I preventivi escono su un modello con il marchio aziendale e con lo storico delle versioni. La logica dei prezzi che prima viveva nella testa di una persona ora si applica in modo automatico e coerente ogni volta che un ordine avanza nel sistema.